Gli ordini su PortAlGas

Ogni referente potrà gestire solamente gli ordini dei produttori per i quali è abilitato.

Gli ordini hanno degli “stati dell'ordine” che influiscono sulle azioni che gli attori di PortAlGas (gasisti registrati, referenti, cassiere o tesoriere) possono compiere.

Creazione di un ordine

Clicchiamo su Ordini -> Crea un nuovo ordine

si presenterà la maschera di inserimento di un nuovo ordine, organizzata in 6 differenti tabs:

1. Dati dell'ordine
2. Invio mail
3. Visualizzazione per gli utenti
4. Gestione dopo la consegna o Gestione dopo l'arrivo della merce
5. Referenti
6. Fattura

Il Tab dei "Dati dell'ordine"

La maschera è composta dai seguenti campi

Il Tab "Invio mail"

La maschera è composta dai seguenti campi

Per incollare il testo correttamente usa l'inconcina apposita cerchiata di rosso nello screenshot sottostante

e otterrai

Ecco come comparirà la nota nel corpo della mail che verrà inviata ai gasisti

Il testo aggiuntivo della mail all'apertura dell'ordine sarà anche visibile ai gasisti loggati sul front-end (www.portalgas.it) nel "Tab consegne" cliccando sull'icona evidenziata nell'immagine sottostante

Il Tab Visualizzazione "Per gli utenti"

Gestisce la visualizzazione per i gasisti al momento che dovranno effettuare gli acquisti.

Sono infatti previste 2 distinte modalità:

1. modalità senza le immagini degli articoli
2. modalità con le immagini degli articoli

Quando si crea un ordine non si può scegliere se potrà essere visualizzato in modalità con o senza immagini.

Solo dopo che sono stati associati gli articoli, PortAlGas controlla quanti articoli associati hanno immagini: se almeno 80% degli articoli associati presentano immagini, l'ordine sarà in modalità con le immagini.

Il referente potrà comunque andare in modifica dell'ordine e setta la modalità che preferisce.

Il Tab Gestione "Durante l'ordine"

Qualora fosse necessario è possibile impostare 2 limiti sull'ordine

• un limite sulla quantità totale dell'ordine
• un limite sull'importo totale dell'ordine

Raggiunto tale limite

• verrà inviata una mail ai referenti dell'ordine
• verrà chiuso automaticamente l'ordine così da non permettere ai gasisti di effettuare ordini

Lasciare i valori a 0 se non si vuole impostare alcun limite.

Se si imposta un limite sulla quantità totale dell'ordine si dovrà scegliere l'unità di misura di riferimento tra le seguenti

• KG, prenderà in considerazione anche gli Hg, Gr
• LT, prenderà in considerazione anche gli Hl, Ml
• Pezzi

Quindi, per esempio, se si dovesse scegliere KG, sarà calcolata la quantità totale solo degli acquisti di articoli che hanno come unità di misura KG, HG e GR.

Il Tab Gestione "Dopo la consegna o dopo l'arrivo della merce"

Se il G.A.S. è configurato

• per la gestione con “pagamento dopo la consegna” il Tab avrà come titolo "Dopo la consegna"
• per la gestione con “pagamento alla consegna” il Tab avrà come titolo "Dopo l'arrivo della merce"

La maschera è composta dai seguenti campi

Il Tab "Referenti"

Il tab referenti presenta l'elenco dei referenti associati al produttore dell'ordine. Il Tab comparirà solo dopo la creazione dell'ordine

Il Tab "Fattura"

Questo tab sarà presente solo per i G.A.S. Configurati per la gestione con “pagamento dopo la consegna ll tab fattura presenta le seguenti informazioni:

• la fattura uplodate dal referente
• L'importo della fattura
• L'Importo totale dell'ordine
• La differenza tra l'importo della fattura e l'Importo totale dell'ordine
• La nota del referente quando ha trasmesso l'ordine al tesoriere
• Stato del pagamento

Associazione degli articoli del produttore all'ordine

Ora possiamo scegliere quali articoli, tra quelli del produttore scelto, associare all'ordine.

In questa fase possiamo settare alcuni valori degli articoli che saranno validi solo per l'ordine in questione

• il Prezzo
• il numero di pezzi in una confezione
• la quantità minima che un gasista può ordinare
• la quantità massima che un gasista può ordinare
• multipli di
• quantità minima rispetto a tutti gli acquisti
• quantità massima rispetto a tutti gli acquisti

Di default questi campi hanno il valore preso dall'anagrafica degli articoli.

Di seguito il tab “Condizioni d'acquisto” dell'anagrafica degli articoli dove si valorizzano questi valori:

e sotto gli stessi campi come vengono presentati durante l'associazione degli articoli ad un determinato ordine. Se si desidera si possono modificare i valori, se no si prendono quelli valorizzati nell'anagrafica dell'articolo.

Questi sono:

• Quantità minima che un gasista può acquistare: di default 1.
• Quantità massima che un gasista può acquistare: di default 0 per indicare che non ci sono limiti.
• Pezzi di una confezione (i colli): indica di quanti elementi è composto un eventuale collo. Di default 1: se è valorizzato a 1 l'articolo non fa parte di un collo.
• Multipli di: di default 1.
• Quantità minima rispetto a tutti gli acquisti: : di default 0 per indicare che non ci sono limiti.
• Quantità massima rispetto a tutti gli acquisti: di default 0 per indicare che non ci sono limiti. se indicato un valore maggiore di zero, quando verrà raggiunta tale quantità:
  • l'acquisto sull'articolo sarà bloccato
  • PortAlGas invierà una mail ai referenti

Associazione degli articoli dell'ordine precedente

Qualora si volesse creare un ordine associato ad produttore ed esistesse già un suo ordine precedente, il sistema presenterà la possibilità di associare gli articoli del precedente ordine a quello che si desidera creare.

Si avrà sempre la possibilità di modificare gli articoli associati una volta salvati

Invio della mail ai gasisti per notificare l'apertura e la chiusura dell'ordine

Un giorno prima dell'apertura dell'ordine sarà inviata una mail a tutti i gasisti per comunicarne l'apertura.

• Se indichi il giorno di apertura dell'ordine uguale al giorno odierno la mail a tutti i gasisti sarà inviata domani.
• Se indichi il giorno di apertura dell'ordine precedente al giorno odierno non sarà inviata alcuna mail.

Di seguito un esempio di mail inviata ai gasisti per notificare l'apertura dell'ordine riportando a nota che il referente ha inserito durante la creazione dell'ordine

Tre giorni prima della chiusura dell'ordine sarà inviata una mail a tutti i gasisti per comunicarne la chiusura.

Ecco creato l'ordine!

In questa fase l'ordine potrà avere i seguenti “stati dell'ordine”:

Oppure

Monitoriamo il nostro ordine

Cliccando su Home dell'area di backoffice, il referente, avrà a disposizione 3 report per monitorare l'ordine:

1. report con gli articoli aggregati (se gli articoli associati all'ordine gestiscono la quantità massima o i colli saranno visualizzati 2 colonne apposite con i rispettivi valori)
2. report con gli articoli aggregati con il dettaglio dei gasisti
3. report con gli articoli divisi per gasista

Cliccare su

per accede alla Home dell'ordine

Cliccare su

per aprire il menù dell'ordine

Il Front-end: l'ordine da parte dei gasisti

Per visualizzare come si presenta ad un gasista l'ordine appena creato leggi qui

Monitorare alcuni ordini

Questo modulo è disponibile solo per gli utenti che fanno parte del gruppo "Super-Referente".

Per accedere al modulo:

• Cliccando dal menù su Referenti => Ordini => Monitoraggio Ordini
• Dalla home cliccare su

Qui si visualizzeranno gli ordini che il Super-Referente ha scelto di monitorare. Avrà a disposizione 3 differenti report:

1. report con gli articoli aggregati (se gli articoli associati all'ordine gestiscono la quantità massima o i colli saranno visualizzati 2 colonne apposite con i rispettivi valori)
2. report con gli articoli aggregati con il dettaglio dei gasisti
3. report con gli articoli divisi per gasista

Cliccare su

per accede alla Home dell'ordine

Cliccare su

per aprire il menù dell'ordine

Cliccare si "Gestisci il monitoraggio degli ordini" si potranno scegliere quali ordini monitorare o quali eliminare dall'elenco di quelli da monitorare.

Quando l'ordine assumerà lo stato di "chiuso" verrà automaticamente eliminato tra quelli da monitorare.

E' una funzionalità che potrebbe servire qualora il SuperReferente volesse monitorare l'operato di un referente poco pratico di PortAlGas o di un ordine particolarmente difficile.