Requisiti per aprire un ordine condiviso

Di seguito i requisiti per aprire un ordine condiviso da altri GAS facenti parte del medesimo D.E.S.

• associare uno dei produttori presenti nell'archivio di PortAlGas al D.E.S.
• verificare che altri GAS abbiamo il produttore associato al proprio GAS
• per poter aprire e gestire un ordine condiviso bisogna avere il ruolo di "Titolare del produttore" associato al produttore interessato: in automatico il proprio GAS diventerà anch'esso titolare del produttore.

Gestione dei ruoli

Il D.E.S. di PortAlGas gestisce i seguenti ruoli

• Manager del D.E.S.
• Titolare ordini condivisi
• Referente D.E.S. degli ordini
• Super-Referente ordini condivisi

Il Manager del D.E.S. gestisce ruoli rispetto agli utenti del proprio GAS

Il Titolare ordini condivisi è il titolare di un produttore associato al D.E.S. e può aprire e gestire un ordine condiviso.
Quando sarà creato l'ordine condiviso, potrà scegliere quali articoli associare all'ordine e metterli a disposizione ai G.A.S. asosciati al D.E.S.

Il Referente D.E.S. degli ordini è abilitato a visualizzare gli ordini dei G.A.S.: potrà visualizzare i report con i dettagli degli acquisti

Il Referente ordini condivisi gestisce l'ordine condiviso del proprio GAS dei produttori ai quali è associto.
Quando creerà l'ordine per il proprio G.A.S. si troverà già gli articoli associati dal titolare dell'ordine.

Il Super-Referente ordini condivisi gestisce l'ordine condiviso del proprio GAS di tutti i produttori

Un esempio

• Il "Manager del D.E.S." che appartiene al GAS Uno associa al produttore "Fattoria Felice" un suo gasista con il ruolo di Titolare
• Il "Manager del D.E.S." che appartiene al GAS Due associa al produttore "Fattoria Felice" un suo gasista con il ruolo di Referente
• Il "Manager del D.E.S." che appartiene al GAS Due associa al produttore "Fattoria Felice" un suo gasista con il ruolo di Super-Referente
• Il "Titolare degli ordini condivisi" del GAS Uno è titolare del produttore "Fattoria Felice" e crea un ordine condiso per quel produttore
• Il "Referente degli ordini condivisi" del GAS Uno, referente del produttore "Fattoria Felice" crea un ordine del proprio GAS associato all'ordine condiviso appena creato
• Il "Referente degli ordini condivisi" del GAS Due, referente del produttore "Fattoria Felice" crea un ordine del proprio GAS associato all'ordine condiviso appena creato
• Il "Super-Referente degli ordini condivisi" del GAS Due, monitorizza l'ordine del proprio GAS associato all'ordine condiviso appena creato

Non esiste un ruolo che centralizzi alcune funzionalità del DES, ma ogni Manager del D.E.S. è responsabile e può gestire solamente gli utenti che appartengono al proprio GAS.

I produttori

Con il modulo "produttori" si potranno associare al D.E.S. i produttori inseriti nella banca dati condivisa di PortAlGas

Questo modulo può essere gestito solo dagli utenti con ruolo Manager del D.E.S.

Il G.A.S. titolare di un produttore D.E.S. deve aver associato ad esso anche gli articoli: questi saranno condivisi con gli altri G.A.S.

Il G.A.S. non titolare di un produttore D.E.S. possono anche non aver associato ad esso gli articoli perchè utilizzeranno quell del G.A.S. titolare di un produttore D.E.S.

Aprire un ordine condiviso

A questo punto si può aprire un ordine condiviso cliccando su "Crea un nuovo ordine condiviso"

Questo modulo può essere gestito solo dagli utenti con ruolo Titolare ordini condivisi

Si aprirà il modulo per inserire l'anagrafica di un ordine condiviso, di seguito i campi da valorizzare

• Produttore condiviso
• Luogo: indicare il luogo della consegna, informazione utile ai referente del D.E.S. ma non sarà visualizzata dai gasisti dei diversi GAS; per loro rimarrà valida la data di consegna dell'ordine del proprio GAS
• Per tutti i GAS si chiuderà: gli ordini dei GAS associati non potrà avere una data di chiusura ordine maggiore della data qui inserita
• Nota: l'eventuale nota sarà comunicata ai G.A.S. quando visualizzeranno il proprio ordine
• Ha le spese di trasporto: l'eventuale spesa di trasporto sarà comunicata ai G.A.S. che potranno già configurare il proprio ordine con le spese di trasporto
• Gestisco un costo aggiuntivo: l'eventuale spesa aggiuntive sarà comunicata ai G.A.S. che potranno già configurare il proprio ordine con le spese aggiuntive
• Gestisco uno sconto: l'eventuale sconto sarà comunicato ai G.A.S. che potranno già configurare il proprio ordine con lo sconto

Ora, entrando nel modulo dell'ordine condiviso, il titolare potrà creare l'ordine del proprio GAS e associargli gli articoli.

Il primo ordine dovrà essere creato dal titolare del produttore perché solo lui gestirà gli articoli associarti all'ordine.

Gli altri GAS dovranno solo creare l'ordine e si troveranno già gli articoli associati senza alcuna possibilità di modificarli.

Articoli in ordine condiviso

Un ordine condiviso avrà associato i soli articoli del G.A.S. titolare di un produttore D.E.S.

Solo il titolare di un produttore D.E.S. potrà gestirne l'anagrafica modificando, per esempio, i prezzi, le descrizioni etc.

Tutte le modifche che effettuerà si ripercuoteranno anche sui G.A.S. associati; quindi se dovesse cancellare l'associazione di un articolo associato ad un ordine:

• lo cancellare anche dagli altri G.A.S.
• cancellare tutti gli eventuali acquisti effettuati da tutti i G.A.S.

Monitoraggio di un ordine Condiviso

Il Titolare Ordine Condiviso può monitorare l'andamento dell'ordine Des cliccando su AZIONI del Proprio GAS

Comparirà (SOLO A LUI in Verde ) un elenco più dettagliato con le azioni possibili per l'ordine Condiviso

Cliccando su Stampa Ordine Condiviso

Sarà possibile selezionare la modalità di stampa desiderata

Ovviamente occorre attendere la chiusura di tutti gli ordini per avere la stampa con i dati finali.

Gli stati di un ordine condiviso

Una volta che è scaduta la data di chiusura dell'ordine condiviso, l'ordine passerà allo stato "Da trasmettere al produttore":

• i gassisti non potranno più effettuare acquisti
• i referenti potranno effettuare eventuali modifiche sugli acquisiti
• il titolare potrà modificare gli articoli associati all'ordine e passare l'ordine allo stato "Trasmesso al produttore"

Quando un ordine si trova nello stato "Trasmesso al produttore"

• i gassisti non potranno più effettuare acquisti
• i referenti non potranno effettuare modifiche sugli acquisiti
• il titolare potrà modificare gestire i dati aggregati degli acquisti dei singoli GAS così da trasmetterli al produttore

Ciclo di un ordine condiviso

Riportiamo qui un esempio per spiegare meglio il ciclo di un ordine condiviso

Ipotiziamo il seguente D.E.S. denominato "D.E.S. Italia", composto da 3 GAS:

• Gas Roma
• Gas Venezia
• Gas Bologna

Ordine da aprire

• Gas Roma: Il "titolare" del produttore "La Cascina Felice" apre un ordine D.E.S. e imposta una data di chiusura affinchè tutti gli ordini dei GAS associati non abbiano una data di chiusura posteriore.
• Gas Venezia e Gas Bologna: non possono ancora aprire un ordine condiviso con il produttore "La Cascina Felice".
• Gas Roma: essendo il "titolare" del produttore "La Cascina Felice" dal modulo degli ordini D.E.S. apre un ordine con il produttore "La Cascina Felice"; scegli la data di consegna per il prprio GAS, imposta i suoi parametri e scegli quali articoli associare dall'elenco degli articoli del produttore.
• Gas Venezia e Gas Bologna: possono aprire dal modulo degli ordini D.E.S. apre un ordine con il produttore "La Cascina Felice"; scegli la data di consegna per il prprio GAS, imposta i suoi parametri ma non potranno quali articoli associare: visualizzeranno quelli del listino del "titolare" del produttore.

Ordine in "Ordine aperto"

Tutti i 3 ordini sono aperti e i gasisti possono effettuare i loro acquisti, ognuno nella pagina del proprio G.A.S.

Pian piano ogni ordine si chiudono, tutti prima della data di chiusura fissata dal "titolare" del produttore: ora tutti gli ordini sono nello stato "in carico al referente prima della consegna".

Ordine in "Da trasmettere al produttore"

Quando la data di chiusura dell'ordine condiviso impostata dal "titolare" del produttore "La Cascina Felice" sarà uguale al giorno corrente, PortAlGas porterà l'ordine condisivo dallo stato "Ordine aperto" allo stato "Da trasmettere al produttore"

I referenti dei diversi GAS potranno effettuare le eventuali modifiche sui propri ordini.

Ordine in "Trasmesso al produttore"

Quando il "titolare" del produttore "La Cascina Felice" lo riterrà opportuno, potrà portare l'ordine condiviso allo stato "Trasmesso al produttore". In questa fase i referenti dei diversi GAS non possono più effettuare modifiche sui propri ordini.

Solo il "titolare" del produttore potrà effetuare modifiche sull'ordine condiviso.

In questa fase la merce del produttore potrebbe già essere arrivate e potrebbo esserci modifiche sull'importo finale dell'ordine dovuto, per esempio:

• alcuni articoli non sono arrivati: l'importo finale sarà inferiore e dovrà variare anche quello dei diversi GAS
• è confermato l'importo del trasporto che sarà da suddividere tra i diversi GAS
• alcuni articoli hanno avuto una variazione di prezzo: l'importo finale varierà e dovrà variare anche quello dei diversi GAS

Importo del trasporto da applicare all'importo finale

Immaginiamo il caso in cui è confermato l'importo del trasporto

Il "titolare" del produttore potrà accedere al modulo "Gestisci gli acquisti aggregati per GAS"

Qui visualizzerà gli importi totali aggregati per GAS, per esempio

Nella tabella sottostante, la colonna "Importo originale" mostra la somma di tutti gli acquisti per ogni GAS

Supponiamo che l'importo del trasporto comunicato dal produttore al "titolare" del produttore sia di 50 € e di volerlo suddividere in base alle percentuale sull'importo totale che è di 195,06 €.

Verrà così suddiviso

Il "titolare" del produttore potrà modificare la colonna "Importo modificato" per suddividere per ogni GAS l'importo del trasporto e aggiungere eventualmente una nota

Ordine in "In carico ai referenti dei GAS"

Quando il "titolare" del produttore "La Cascina Felice" lo riterrà opportuno, potrà portare l'ordine condiviso allo stato "In carico ai referenti dei GAS".

In questa fase i referenti dei diversi GAS potranno nuovamente modificare i propri ordini.

Soprattutto potranno vedere e far quadrare le eventuali modifiche comunicate dal "titolare" del produttore.

Ecco come si presenta il proprio ordine ad un G.A.S.

Ogni referente dovrà gestire il trasporto per il proprio GAS, suddividendolo come ritiene più opportuno, affinchè il proprio importo totale dell'ordine corrisponda a quello impostato dal "titolare" del produttore, per esempio

• il Gas Roma, che doveva 77,88 €, dovrà 97,88 € al D.E.S.: i 20,00 € richiesti in più dovrà gestirli come "importo del trasporto"
• il Gas Venezia, che doveva 33,48 €, dovrà 41,98 € al D.E.S.: i 8,50 € richiesti in più dovrà gestirli come "importo del trasporto"
• il Gas Bologna, che doveva 83,70 €, dovrà 105,20 € al D.E.S.: i 21,50 € richiesti in più dovrà gestirli come "importo del trasporto"

Ordine in "Ordine Chiuso"

Quando tutti gli ordini dei singoli GAS risulteranno chiusi, PortAlGas chiuderà automaticamente anche l'ordine condiviso.

Dati aggregati degli acquisti dei singoli GAS

Gestendo i dati aggregati degli acquisti dei singoli GAS, si visualizzerà il totale che ogni singolo GAS dovrà pagare al D.E.S.

Tale importo potrà essere modificato dal titolare e ogni referente di ogni GAS vedrà la differenza che dovrà far quadrare all'interno del proprio ordine.

Ecco come si presenta ad un G.A.S. che non è titolare, il proprio ordine